Unternehmen die nicht im IT-Bereich angesiedelt sind, haben häufig Probleme mit dem „Kollegen Computer“ – der Bereich IT wird als notwendiges Übel erachtet und eher stiefmütterlich behandelt. Auch wenn das eine ganze Zeit lang gutgeht, kann irgendwann das böse Erwachen kommen. Deswegen sollten auch Startups und KMUs von Anfang an auf zuverlässige und stabile Lösungen setzen, die mit dem Geschäft wachsen können.
Backups, Backups, Backups
Ja, mancher mag es nicht mehr hören, aber eine vernünftige Datensicherung ist für jedes Unternehmen Pflicht. Immer mehr Unternehmensdaten liegen digital vor und müssen beispielsweise auch digital übertragen werden, von der Fakturierung über Umsatzsteueranmeldung bis zu Lohnabrechnungen. Gehen diese Daten verloren steht viel Arbeit ins Haus.
Eine vernünftige Backup-Strategie sollte mehrere Bausteine beinhalten, insbesondere die Lagerung eines Backup-Satzes außerhalb der Firma für den Fall von Brand, Einbruch etc. Dafür gibt es mittlerweile auch komfortable Lösungen in Form von Online-Backups die im Rechenzentrum gespeichert werden.
Softwarelizenzen
Ein Punkt der gerne übersehen wird – das Office-Paket kann man doch auch auf dem Rechner noch installieren, die Windows-Version kommt vom Flohmarkt und die Grafiksoftware nutzt man ja eh kaum und hat sie aus dubiosen Quellen runtergeladen. Letztendlich kann dieser Umgang mit Lizenzen deutlich teurer werden als der Kauf der Software und auch für den Inhaber rechtliche Folgen nach sich ziehen. Möglichkeiten beim Software-Kauf zu sparen gibt es zwar durchaus, jedoch sollte hier Sicherheit vor Ersparnis stehen.
Skalierbarkeit
Unternehmen wachsen (zumindestens im Optimalfall) – am Anfang reicht vielleicht eine Emailadresse, die Datenablage am PC ohne Rechteverwaltung und der Standard-Telefonanschluss. Irgendwann reicht das nicht mehr und wer nicht von Anfang an auf skalierbare Lösungen setzt, muß im Bedarfsfall neu kaufen, Daten migrieren oder umfangreiche Anpassungen vornehmen.
Sicherheit
Nicht selten bekommt der neue Mitarbeiter mit dem PC-Zugang auch gleich umfangreichen Zugriff auf Dokumente, Passwörter und die Infrastruktur des Unternehmens. Die Vergabe von Zugriffsrechten ist kein Hexenwerk, wird aber häufig aus Bequemlichkeit nicht durchgeführt. Im Normalfall kein Problem – was aber wenn der Mitarbeiter zum ehemaligen Mitarbeiter wird und vielleicht das ein oder andere Betriebsgeheimnis mitnimmt.
Passwörter in Excel-Listen, Arbeitsverträge auf dem öffentlichen Fileserver und Standard-Passwörter bei Routern sind keine Seltenheit und können im Extremfall die Existenz einer Firma gefährden.
Fazit
Häufig ist die IT nur deswegen so nervig und störend, weil man sich im Vorfeld nicht ausreichend informiert hat. Möglichkeiten für einen störungsfreien und sicheren Betrieb von PCs, Laptops, Tablets und Smartphones im Unternehmen gibt es genug – auch für den kleinen Geldbeutel.
Wir unterstützen und beraten Sie gerne!
