Auch wenn Corona nicht viel Gutes an sich hat – der Trend zum HomeOffice wird dadurch gefördert und viele Firmen erkennen, daß eine 8-stündige Anwesenheit am Arbeitsplatz nicht unbedingt erforderlich ist um produktiv zu arbeiten. Natürlich funktioniert das nicht in allen Bereichen – trotzdem lassen sich viele Bürojobs in Zeiten der Digitalisierung durchaus auch von Zuhause erledigen.
Doch wo liegen die Probleme beim Arbeiten aus dem HomeOffice und welche Maßnahmen sollten Firmen treffen um Ihren Mitarbeitern diese Arbeitsform zu ermöglichen?
Technische Voraussetzungen
Für den Zugriff aufs Firmennetzwerk wird in den meisten Fällen auf ein sogenanntes VPN (Virtual Private Network) gesetzt – darüber können sich die Mitarbeiter über eine normale Internetverbindung ins interne Netz der Firma einwählen. Problematisch bei vielen Zugriffen kann hier die verfügbare Bandbreite werden, insbesondere der Upstream ins Netz kann hier zum Flaschenhals werden, wenn beispielsweise Mitarbeiter Dokumente aus dem Firmennetz herunterladen.
Auch der Endpunkt für die VPN-Einwahl muß entsprechend dimensioniert sein – viele moderne Router bringen zwar VPN-Fähigkeiten mit, diese sind aber häufig nicht für die Nutzung durch mehrere externe User ausgelegt. Auch ein VPN-Server kann durch die Anzahl der Lizenzen beschränkt sein, hier sollte man regelmäßig die Infrastruktur an den potentiellen Bedarf anpassen.
Telefonieren im HomeOffice?
Moderne Telefonanlagen mit VOIP-Anbindung ermöglich auch die Nutzung übers VPN Netzwerk. Alternativ können Rufumleitungen die Erreichbarkeit der Mitarbeiter sicherstellen. Auch hier sollte man wieder auf eine entsprechende Auslegung der Anlage achten, insbesondere da eine Rufumleitung beispielsweise zwei „Leitungen“ belegt. Auch für VOIP-Nutzung sind teilweise zusätzliche Lizenzen erforderlich um alle Nutzer anbinden zu können.
Eigener PC oder Firmen-Laptop?
Die Nutzung der Firmeninfrastruktur ist natürlich prinzipiell auch mit dem privaten PC oder Notebook möglich – sofern alles eingerichtet ist. Allerdings hat Ihr Administrator keine Kontrolle über installierte Programme – insbesondere im Hinblick auf Schadsoftware sollten nur Geräte aufs Firmennetz zugreifen, die auch entsprechend eingerichtet sind.
Alternative in der Cloud
Speziell für kleinere Unternehmen kann ein Cloud-Dienstleister eine ideale Alternative zum Zugriff aufs Firmennetzwerk sein. Die Ablage von Dokumenten in der Cloud, die Nutzung von Email und die Zusammenarbeit über Messaging funktioniert gut und ist unkompliziert von jedem Ort der Welt nutzbar. Auch Telefonanlagen kann man in die Cloud packen und somit überall unter der bekannten Nummer erreichbar bleiben.
Da viele Aktionen über Browser ausgeführt werden, ist die Nutzung auch vom privaten PC möglich. Sichere Passwörter und Zwei-Faktor-Authentifizierung sollten hier aber verpflichtend sein.
Wo sind meine Unterlagen?
Das dürfte für viele Firmen wohl die größte Herausforderung an der Arbeit im HomeOffice sein – viele Unterlagen liegen nur in Papierform und nur im Aktenschrank der Firma vor. Wer auf digitale Ablage und Dokumentenscanner setzt hat hier also definitiv die Nase vorn. Lösungen für Dokumentenmanagement und Erfassung von Eingangspost gibt es zahlreiche, je nach Firmengröße und Aufkommen.
Fazit
Wer aus der Corona-Krise lernen will, sollte vorsorgen. Insbesondere im Bereich der IT ist das häufig gar nicht so kompliziert und kostenintensiv, kann aber im Ernstfall deutliche Erleichterungen mit sich bringen.
Generell bietet HomeOffice und der Zugriff von unterwegs auch viele Möglichkeiten außerhalb einer Krise und kann ein attraktiver Anreiz für Mitarbeiter sein.
